有賺錢就好 內控差沒關係嗎?

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「律師,公司經營幾十年來都一直很賺錢,但因為公司規模不斷擴大,管理制度一直跟不上公司成長幅度,加上我只專注業務及研發,沒心思管其他部分,想說員工也不至於誇張到什麼程度,但這次真的太誇張了,這位主管竟然竄改自己的出勤紀錄、到處偽造我的簽名、盜賣公司資產。發現後立即解雇他,沒想到他離職後還檢舉公司違反勞基法,要求公司給預告工資、資遣費,我這次一定要告到底,不然以後我該怎麼管員工。」

這是許多台灣傳統企業所面臨的困境之一,很賺錢,沒有上市櫃計畫,內控差好像也沒關係,如果真的遇到員工舞弊,就找律師提告,應該就可以嚇阻舞弊發生了。但真的是這樣嗎?其實內控好壞,是會影響將來談判、訴訟的勝敗,遇到這樣的客戶,真的有苦說不出。

無法證明員工的職責所在

許多傳統企業員工人數眾多,但卻沒有明確的職責劃分,加上出勤考管不嚴,員工隨意請假,臨時找同事代理情況頻繁,要如何證明特定員工平時的職責所在,就很容易淪為各說各話的窘境。

舉例而言,有的傳統企業員工會有多重派任的問題,有時被派去支援人事,有時又被派去做倉儲管理,當員工長期處於彈性調整職責的時候,先不論效率不彰,及監督制衡機制容易遭到破壞等問題,萬一出現舞弊,公司遇到的第一個難題就是如何證明該名員工當下的職責?

此外,如果公司沒有將各職責的內容及範圍加以文字化,面臨訴訟時,只能找其他員工出庭作證,但如果出現多種版本呢?如果舞弊員工執意否認呢?一旦無法畫出職責的內容及範圍,如何進一步證明員工逾權?

無法證明有哪些規範存在

有些傳統企業並沒有明文規定各職責的作業流程,而是仰賴舊人帶新人的方式,傳授這些不明文的作業規範。這樣的方式很容易因為舊員工的表達能力以及新員工的吸收能力,而出現認知落差。又因為新員工有自己的想法,很可能事後又添加便宜措施,造成規範內容混亂。

當面臨訴訟時,公司方可能因此提不出所謂正常作業規範為何?即便能證明公司有這些規範存在,但這些規範究竟是強制規定性質?還是只是參考用?也會因為公司平時欠缺監督機制,以及平時未嚴格要求遵守,而淪為各說各話。

舉例來說,遇到特定款項去處不明的情況,會計部門可能會指責總務部門收取款項時沒有開立收據所以未入帳,總務部門則說相關款項當下已經直接交給會計應該要由會計部門開收據。但究竟規範為何?是由總務部門代收款項?還是應由會計部門直接收取款項?

找不到舞弊的關鍵證據

證據本來就會隨著時間而流逝。證人的記憶力會隨著時間而衰退,筆跡鑑定也會因為時間過久而無法進行。電子紀錄會因為設備毀損、欠缺備份等因素而佚失。

在欠缺內控的情況下,舞弊員工更有機會去竄改、破壞這些關鍵證據。事後追問起這些能做為證據使用的資料時,舞弊員工大可兩手一攤,說當時沒有注意要保留這些資料,或者賴說相關資料已經交給其他同事了。

無法證明公司損失金額

既然是舞弊,聰明的員工當然不會想留下任何直接紀錄,當問起為何沒有正常製作這些紀錄時,員工大可兩手一攤說平時因為被交辦其他工作,沒空處理這些紀錄。

當公司長期欠缺紀錄的情況下,要詳細計算公司受有多少損失時,就變得更加困難。也許可以尋找外部相關廠商或人員提供資料來推估可能的損失,但畢竟是外部資料,其完整性可能因為各種因素而出現問題,再者畢竟是「推估」,將來也無法作為證據使用,其證據能力及證明力也備受質疑。

追究責任時容易陷入兩難

內控糟糕的公司,一定有很多地方違反法律(例如:勞基法等),一旦公司違法的事證被舞弊員工所掌握,公司在決定是否追究舞弊員工責任時,恐怕會陷入兩難局面。如果追究舞弊員工的責任,舞弊員工可能會報復性地向執法機關舉報公司的不法;如果不追究舞弊員工的責任,公司的內部治理就會遭到重大破壞。律師在處理這類案子時,也會變得萬分困難。

▍李明勳律師

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